Presentación
Permanentemente abiertaNo depende de una convocatoria anual.
Derechos sobre tus datos personales
1 Ficha rápida
Este trámite permite controlar cómo trata la Universidad de Oviedo tus datos personales: conocerlos, corregirlos, pedir su supresión o limitación, oponerte a determinados tratamientos, solicitar su portabilidad y protegerte frente a decisiones exclusivamente automatizadas.
Respuesta
Un mesPuede ampliarse otros dos meses por complejidad o volumen.
Coste
GratuitoSalvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas.
No es necesario pertenecer a la comunidad universitaria. Puede ejercer estos derechos cualquier persona física cuyos datos personales sean tratados por la Universidad de Oviedo.
2 Quién puede ejercerlos
- La persona titular de los datos.
- Su representante legal o voluntario, debidamente acreditado.
- Quien ejerza la patria potestad o tutela cuando corresponda.
Los derechos se refieren a los datos de la propia persona solicitante. No permiten acceder libremente a datos personales de terceras personas.
3 Qué derechos reconoce la normativa
| Derecho | Qué permite solicitar |
|---|---|
| Acceso | Confirmar si se tratan tus datos, obtener una copia y conocer finalidades, categorías, destinatarios, conservación, origen y decisiones automatizadas. |
| Rectificación | Corregir datos inexactos y completar datos incompletos. |
| Supresión | Pedir que se eliminen datos cuando concurre alguna causa legal y no existe una obligación o razón legítima para conservarlos. |
| Limitación | Restringir temporalmente el uso de los datos en determinados supuestos, por ejemplo mientras se comprueba su exactitud. |
| Oposición | Oponerte a tratamientos basados en una misión de interés público, poderes públicos o interés legítimo cuando existan motivos relacionados con tu situación particular. |
| Portabilidad | Recibir determinados datos facilitados por ti en formato estructurado y transmitirlos a otro responsable cuando el tratamiento sea automatizado y se base en consentimiento o contrato. |
| Retirada del consentimiento | Revocar el consentimiento para tratamientos que se apoyen en esa base, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior. |
| Decisiones automatizadas | No quedar sujeto, con las excepciones legales, a una decisión basada únicamente en tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o similares relevantes. |
4 Límites y condiciones de cada derecho
Los derechos no actúan de forma automática ni absoluta. La Universidad debe comprobar si concurren sus requisitos y si existen obligaciones legales que impidan acceder a lo solicitado.
La supresión no siempre elimina todo
Puede denegarse cuando los datos deben conservarse por obligación legal, archivo público, investigación, formulación o defensa de reclamaciones u otras causas previstas en el RGPD.
La portabilidad tiene un ámbito limitado
No se aplica a todos los datos de un expediente universitario. Requiere, entre otras condiciones, tratamiento automatizado basado en consentimiento o contrato.
Rectificar no es modificar una decisión
Permite corregir datos personales inexactos, pero no sustituye los recursos académicos o administrativos contra calificaciones, resoluciones o valoraciones.
Acceso a datos no es transparencia
Este trámite sirve para conocer tus propios datos personales. Para solicitar documentos públicos generales debe utilizarse el derecho de acceso a la información pública.
5 Cómo redactar una solicitud eficaz
Indica con claridad:
- qué derecho deseas ejercer;
- qué tratamiento, servicio, expediente o conjunto de datos está afectado;
- qué actuación concreta solicitas;
- una dirección para recibir la respuesta;
- los hechos o motivos necesarios cuando el derecho dependa de ellos.
Ejemplo de acceso
«Solicito confirmación de si la Universidad trata datos personales míos en relación con el servicio X y, en su caso, copia de dichos datos e información sobre sus finalidades, origen, destinatarios y plazo de conservación».
Ejemplo de rectificación
«Solicito la rectificación del dato X, que figura como [...], para que conste como [...]. Adjunto el documento que acredita el dato correcto».
Ejemplo de supresión
«Solicito la supresión de los datos [...], tratados para [...], porque ya no son necesarios para esa finalidad y no conozco una obligación legal que exija conservarlos».
6 Identidad, representación y documentación
La Universidad debe comprobar que quien ejerce el derecho es la persona titular de los datos o su representante.
- Si la identificación electrónica permite verificar tu identidad, no debería ser necesario aportar nuevamente una copia del documento identificativo.
- Si utilizas otro medio y existen dudas razonables, pueden pedirte información adicional para confirmar tu identidad.
- Si actúas mediante representante, aporta la acreditación de la representación.
- Para rectificar datos, adjunta el documento que demuestre cuál es el dato correcto.
- Para oposición, limitación o supresión, aporta los hechos o documentos relevantes cuando sean necesarios para valorar la petición.
No envíes más datos de los necesarios. Evita adjuntar documentos completos cuando basta una parte y oculta información de terceras personas que no resulte pertinente.
7 Cómo presentar la solicitud
- Identifica el derecho que quieres ejercer.
- Describe el tratamiento o los datos afectados.
- Adjunta únicamente la documentación necesaria.
- Presenta la solicitud por el trámite electrónico de UniOvi.
- Guarda el justificante de registro.
- Revisa las notificaciones y posibles solicitudes de aclaración.
La Universidad debe ofrecer medios accesibles para ejercer los derechos y no puede rechazarlos únicamente porque hayas utilizado otro canal válido. No obstante, el procedimiento electrónico específico facilita la identificación, el registro y el seguimiento.
8 Plazo de respuesta y forma de comunicación
- Plazo general: un mes desde la recepción de la solicitud.
- Prórroga: puede ampliarse otros dos meses por complejidad o número de solicitudes.
- La ampliación debe comunicarse dentro del primer mes e indicar sus motivos.
- Si la Universidad no actúa, debe explicar las razones dentro del plazo de un mes e informar sobre la posibilidad de reclamar ante la autoridad de control.
- Cuando la petición se presenta electrónicamente, la respuesta se facilita por medios electrónicos cuando sea posible, salvo que solicites otra modalidad.
Controla la fecha de entrada. Conserva el justificante porque acredita cuándo comienza el plazo para responder.
9 Quién tramita y a quién puedes consultar
Responsable del tratamiento
Universidad de Oviedo, CIF Q3318001I, C/ San Francisco, 3, 33007 Oviedo.
La gestión administrativa del trámite corresponde a Secretaría General y a la Sección de Reclamaciones, Recursos y Transparencia.
Delegado de Protección de Datos
Asesora, supervisa el cumplimiento y actúa como punto de contacto en materia de protección de datos.
El Delegado de Protección de Datos puede orientarte, pero la solicitud debe dirigirse al responsable del tratamiento. Usar el trámite oficial deja constancia de su presentación.
10 Coste del ejercicio de derechos
El ejercicio de estos derechos es gratuito.
Excepcionalmente, cuando una solicitud sea manifiestamente infundada o excesiva —especialmente por su carácter repetitivo— la Universidad puede cobrar un canon razonable basado en los costes administrativos o negarse a actuar. Corresponde a la Universidad demostrar ese carácter.
En el derecho de acceso, la repetición dentro de un periodo breve puede valorarse como excesiva si no existe una causa legítima que la justifique.
11 Qué hacer si no responden o la respuesta no es adecuada
Antes de acudir a la Agencia Española de Protección de Datos debes haber ejercido el derecho ante la Universidad por un medio que permita acreditarlo.
- Puedes reclamar si no recibes respuesta dentro del plazo legal.
- También puedes reclamar si consideras que la respuesta no atiende correctamente tu derecho.
- Adjunta el justificante de la solicitud inicial, la respuesta recibida y los documentos relevantes.
- La autoridad de control competente es la Agencia Española de Protección de Datos.
No se trata de un recurso de alzada ante el Vicerrectorado. La vía específica de tutela es la reclamación ante la AEPD, después de haberte dirigido previamente a UniOvi.
12 Lista de comprobación
- He identificado el derecho concreto que quiero ejercer.
- La petición se refiere a mis propios datos personales.
- Indico el servicio o tratamiento relacionado.
- Explico claramente qué actuación solicito.
- Aporto prueba del dato correcto si pido rectificación.
- Justifico la representación si actúo por otra persona.
- No adjunto información personal innecesaria.
- Indico una dirección válida para la respuesta.
- He utilizado el trámite oficial o un medio acreditable.
- Guardo el justificante de presentación.
- Anoto la fecha límite del primer mes.
- Conservo la respuesta para una posible reclamación.
13 Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir todos mis datos personales?
Puedes ejercer el derecho de acceso, pero conviene identificar los tratamientos o servicios que te interesan. La respuesta debe incluir una copia de los datos y la información prevista en el RGPD.
¿Puedo borrar mi expediente académico?
Normalmente no. La Universidad debe conservar numerosos datos académicos por obligaciones legales y por su misión de interés público. La supresión solo procede cuando concurre una causa legal y no existe una obligación de conservación.
¿Puedo corregir una calificación mediante rectificación de datos?
No cuando la discrepancia afecta a la valoración académica. El derecho de rectificación sirve para corregir datos personales inexactos; las calificaciones se revisan mediante los procedimientos académicos correspondientes.
¿Puedo pedir que dejen de usar mi imagen?
Depende de la base jurídica y la finalidad del tratamiento. Puedes retirar el consentimiento cuando esa sea la base o ejercer oposición o supresión cuando concurran sus requisitos.
¿Tengo que enviar una copia del DNI?
No siempre. Si te identificas electrónicamente y la Universidad puede verificar tu identidad, no debería necesitar una nueva copia. Puede solicitar información adicional si existen dudas razonables.
¿Qué diferencia hay entre limitación y supresión?
La supresión pretende eliminar los datos cuando procede. La limitación permite conservarlos pero restringe temporalmente su uso, por ejemplo mientras se comprueba su exactitud.
¿La portabilidad permite trasladar todo mi expediente?
No necesariamente. Solo afecta a ciertos datos facilitados por ti y tratados de forma automatizada sobre la base del consentimiento o de un contrato.
¿Puedo reclamar directamente a la AEPD?
Para una reclamación por falta de atención de derechos, primero debes haber presentado la solicitud ante UniOvi y esperar el plazo legal o recibir una respuesta que consideres inadecuada.
14 Normativa, fuentes oficiales y contacto
- Protección de datos en la Sede de UniOvi.
- Trámite electrónico para ejercer derechos.
- Reglamento de Protección de Datos Personales de la Universidad de Oviedo.
- Reglamento General de Protección de Datos.
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- Estatutos vigentes de la Universidad de Oviedo — Decreto 77/2024.
- Guía de la Agencia Española de Protección de Datos.
Secretaría General
Responsable de la gestión administrativa del trámite.
Delegado de Protección de Datos
C/ Principado, 3, 3.ª planta, 33007 Oviedo.